Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
serwisu internetowego seap.org.pl

Data ostatniej aktualizacji: 30.04.2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego seap.org.pl, a także osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem Edukacji Administracji Publicznej, uczestniczących
w wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie, biorących udział w działalności wydawniczej lub pozostających ze Stowarzyszeniem w relacji członkowskiej, organizacyjnej albo kontraktowej.

Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — dalej: RODO. Zakres informacji przekazywanych osobie, której dane dotyczą, obejmuje
w szczególności dane administratora, cele i podstawy prawne przetwarzania, kategorie odbiorców, okres przechowywania danych, informacje o przysługujących prawach oraz informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

1. Administrator danych osobowych
2. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Edukacji Administracji Publicznej z siedzibą w Łodzi, ul. Kopcińskiego 8/12, 90-232 Łódź, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000085111, NIP: 9661396732, REGON: 050841203, zwane dalej „Administratorem” albo „SEAP”.
3. Kontakt z Administratorem jest możliwy:
4. pisemnie — na adres siedziby Administratora,
5. drogą elektroniczną — na adres e-mail: org@gmail.com.
6. Inspektor Ochrony Danych
7. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
8. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się
   z Inspektorem Ochrony Danych:
9. drogą elektroniczną: seap@gmail.com
10. pisemnie — na adres siedziby Administratora, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

1. Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie adekwatnym do celu ich pozyskania oraz niezbędnym do realizacji tego celu.
2. W zależności od charakteru relacji z Administratorem przetwarzaniu mogą podlegać
   w szczególności następujące kategorie danych:
3. dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, tytuł lub stopień naukowy, afiliacja;
4. dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
5. dane związane z członkostwem w Stowarzyszeniu, w tym dane wymagane statutowo lub organizacyjnie;
6. dane związane z udziałem w konferencjach, seminariach, szkoleniach lub innych wydarzeniach organizowanych albo współorganizowanych przez SEAP;
7. dane związane z działalnością wydawniczą, w tym dane autorów, recenzentów, redaktorów, prelegentów lub osób zgłaszających referaty i artykuły;
8. dane rozliczeniowe i księgowe, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do wystawienia faktury, rozliczenia opłaty lub wykonania obowiązku prawnego;
9. dane utrwalone w ramach korespondencji kierowanej do Administratora;
10. dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu internetowego, w tym adres IP, dane eksploatacyjne, logi serwera, identyfikatory plików cookies oraz inne informacje dotyczące sposobu korzystania z serwisu.
11. Dane osobowe są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą.
12. W określonych przypadkach dane mogą pochodzić także od podmiotów współorganizujących wydarzenie, jednostek delegujących uczestnika, współautorów publikacji albo z publicznie dostępnych źródeł, jeżeli jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego celu Administratora.
13. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia korespondencji, udzielania odpowiedzi na zapytania, obsługi zgłoszeń oraz utrzymywania kontaktu z osobami zainteresowanymi działalnością SEAP.

Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji i obsłudze spraw kierowanych do Stowarzyszenia.   
W zakresie, w jakim korespondencja dotyczy realizacji praw osoby, której dane dotyczą, podstawą przetwarzania jest także art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązek prawny ciążący na Administratorze.       

2. Dane kandydatów na członków, członków oraz byłych członków SEAP przetwarzane są w celu przeprowadzenia procedury przyjęcia w poczet członków, prowadzenia ewidencji członków, realizacji praw i obowiązków członkowskich oraz prowadzenia działalności statutowej Stowarzyszenia.
   Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do nawiązania i realizacji stosunku członkostwa — oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków rachunkowych, podatkowych lub sprawozdawczych.           
   W zakresie niezbędnym do dokumentowania działalności Stowarzyszenia oraz ochrony jego praw podstawę przetwarzania może stanowić również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
   
   
3. Dane osobowe uczestników, prelegentów, autorów referatów oraz innych osób zaangażowanych w wydarzenia organizowane lub współorganizowane przez SEAP przetwarzane są w celu rejestracji uczestników, organizacji wydarzenia, przygotowania programu, prowadzenia komunikacji organizacyjnej, zapewnienia obsługi logistycznej, a także dokonania ewentualnych rozliczeń.
   Podstawę prawną przetwarzania stanowi:
4. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zgłoszenia udziału albo wykonania umowy dotyczącej udziału w wydarzeniu;
5. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie realizacji obowiązków rachunkowych i podatkowych;
6. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prawidłowej organizacji wydarzenia, dokumentowaniu jego przebiegu oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Jeżeli w związku z wydarzeniem następuje utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników w celach promocyjnych lub dokumentacyjnych, odbywa się to na podstawie odrębnej zgody, o ile zgoda taka jest wymagana przepisami prawa.

4. Dane osobowe autorów, współautorów, recenzentów, redaktorów, członków komitetów naukowych i organizacyjnych oraz innych osób uczestniczących w procesie wydawniczym przetwarzane są w celu realizacji działalności naukowej, redakcyjnej i wydawniczej, w tym przyjmowania tekstów, prowadzenia procesu recenzyjnego, redakcyjnego, publikacyjnego, archiwizacji publikacji oraz rozliczeń.
   Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i dokumentowaniu działalności naukowej i wydawniczej.
   Dane ujawniane w publikacjach naukowych, takie jak imię, nazwisko, afiliacja, identyfikator ORCID, stopień lub tytuł naukowy, mogą być przetwarzane i publicznie dostępne przez okres dostępności publikacji, w tym w repozytoriach, katalogach bibliotecznych, bazach bibliograficznych lub serwisach indeksujących.          
   
   
5. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu informowania o działalności SEAP, prezentowania składu organów Stowarzyszenia, komitetów naukowych
   i organizacyjnych, prelegentów, autorów, laureatów, osób wyróżnionych, a także w celu publikowania relacji z wydarzeń.
   Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu transparentności działalności Stowarzyszenia, komunikacji naukowej i organizacyjnej oraz dokumentowaniu aktywności Stowarzyszenia. 
   Jeżeli publikacja obejmuje dane wykraczające poza zakres niezbędny do realizacji wskazanego celu, w szczególności wizerunek osoby, podstawą przetwarzania może być odrębna zgoda osoby, której dane dotyczą.
6. Jeżeli SEAP publikuje na stronie internetowej wykaz członków Stowarzyszenia, przetwarzanie danych w tym zakresie obejmuje co do zasady imię i nazwisko członka oraz ewentualnie inne dane wynikające z przyjętych zasad organizacyjnych.
   Publikacja wykazu członków może następować na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą, albo — po dokonaniu odrębnej oceny prawnej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na transparentności działalności Stowarzyszenia
   i prezentacji środowiska członkowskiego.   
   Osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie cofnąć zgodę albo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
   
   
7. Dane techniczne użytkowników serwisu przetwarzane są w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej, bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego, przeciwdziałania nadużyciom, prowadzenia podstawowych statystyk oraz administrowania serwisem.
   Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i funkcjonalności serwisu.
8. Odbiorcy danych osobowych
9. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom wspierającym Administratora
   w prowadzeniu działalności statutowej, organizacyjnej, naukowej, wydawniczej i technicznej.
10. Do kategorii odbiorców danych należą w szczególności:
11. dostawcy usług hostingu i utrzymania serwisu internetowego;
12. dostawcy usług poczty elektronicznej;
13. podmioty świadczące usługi informatyczne i administracji systemami;
14. podmioty świadczące usługi księgowe, rachunkowe, finansowe lub prawne;
15. dostawcy narzędzi służących do organizacji wydarzeń, obsługi formularzy rejestracyjnych oraz komunikacji online;
16. podmioty współorganizujące wydarzenia;
17. wydawnictwa, redakcje, recenzenci, podmioty prowadzące repozytoria lub bazy indeksujące publikacje — w zakresie związanym z działalnością wydawniczą;
18. operatorzy pocztowi i kurierscy;
19. organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
20. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
21. W związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi i usług dostawców działających globalnie, w szczególności usług poczty elektronicznej, formularzy rejestracyjnych, narzędzi analitycznych, platform komunikacyjnych oraz mediów społecznościowych, może dojść do przekazania danych osobowych do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.
22. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, w szczególności na podstawie:
23. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
24. standardowych klauzul umownych;
25. innych mechanizmów prawnych przewidzianych w rozdziale V RODO.
26. W przypadku korzystania z usług dostawców objętych decyzją adekwatności lub innymi mechanizmami zabezpieczającymi transfer, Administrator opiera przekazanie danych na właściwej podstawie przewidzianej w RODO.

VII. Okres przechowywania danych osobowych

1. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, przedawnienia roszczeń albo uzasadnionych potrzeb dokumentacyjnych Administratora.
   W szczególności:
2. dane przetwarzane w związku z korespondencją przechowywane są przez okres prowadzenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu lub ochrony roszczeń;
3. dane członków Stowarzyszenia przechowywane są przez okres trwania członkostwa, a po jego ustaniu przez okres wynikający z przepisów prawa, statutu, obowiązków sprawozdawczych lub przedawnienia roszczeń;
4. dane związane z organizacją wydarzeń przechowywane są przez okres przygotowania, realizacji i rozliczenia wydarzenia, a następnie przez okres niezbędny do celów dowodowych, archiwalnych lub rozliczeniowych;
5. dokumenty księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa;
6. dane związane z działalnością wydawniczą mogą być przechowywane przez okres realizacji procesu wydawniczego, a po publikacji — w zakresie utrwalonym w publikacji — przez okres jej dostępności, archiwizacji lub indeksowania;
7. dane techniczne, w tym logi serwera, przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu;
8. dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania faktu jej udzielenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują — na zasadach określonych w RODO — następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych osobowych;
2. prawo do uzyskania kopii danych;
3. prawo do sprostowania danych;
4. prawo do usunięcia danych;
5. prawo do ograniczenia przetwarzania;
6. prawo do przenoszenia danych — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
7. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych — jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
8. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
9. prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

2. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem albo Inspektorem Ochrony Danych przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

1. Pliki cookies i podobne technologie
2. Serwis internetowy seap.org.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, w szczególności w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, utrzymania jego bezpieczeństwa, zapamiętania preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk oraz — jeżeli takie narzędzia są stosowane — analizy sposobu korzystania z serwisu.
3. Pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu mogą być stosowane bez odrębnej zgody użytkownika, w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.
4. Pliki cookies inne niż niezbędne, w szczególności analityczne, statystyczne lub marketingowe, są stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika. Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana poprzez zmianę ustawień
5. Stosowanie plików cookies i podobnych technologii odbywa się z uwzględnieniem art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej, Dz. U. z 2024 poz. 1221 ze zm.
6. Użytkownik może również zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpływać na niektóre funkcjonalności serwisu.
7. Linki do serwisów zewnętrznych i media społecznościowe
8. Serwis może zawierać odnośniki do serwisów zewnętrznych, w szczególności formularzy rejestracyjnych, platform komunikacyjnych, repozytoriów, publikacji elektronicznych lub profili SEAP w mediach społecznościowych.
9. Korzystanie z serwisów zewnętrznych odbywa się na zasadach określonych przez ich dostawców, w tym w ich politykach prywatności. Administrator rekomenduje zapoznanie się z zasadami przetwarzania danych obowiązującymi u tych dostawców.
10. W przypadku korzystania przez Administratora z mediów społecznościowych, dane użytkowników mogą być przetwarzane również przez dostawcę danego serwisu społecznościowego na zasadach określonych w jego dokumentach prywatności.

XII. Postanowienia końcowe

1. Polityka prywatności i plików cookies podlega okresowej weryfikacji. W razie zmiany sposobu przetwarzania danych, zakresu funkcjonowania serwisu, stosowanych narzędzi informatycznych lub przepisów prawa, Polityka może zostać zaktualizowana.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie internetowym seap.org.pl.